I artikeln ”Kommunernas utmaning i att göra mer med mindre” berättade digitaliseringsexperten Anders Boustedt om kommunernas utmaningar kring kommunikation, samarbete och ineffektiva verktyg. En del i kommunernas utmaning ligger i att de driver en komplex verksamhet. Till skillnad från ett åkeri som kör lastbilar och en restaurang som driver ett kök har kommuner många verksamhetsområden. Parkförvaltning, skolförvaltning, miljöförvaltning och socialförvaltningen – vitt skilda verksamheter med olika behov av kommunikationsverktyg och IT-stöd.
Anders är digitaliseringskonsult som hjälper kommuner och organisationer att hitta sitt effektivaste lagarbete. I samarbete med Cellip håller Anders workshopar med kommunledningar och IT-chefer för att hjälpa dem bli effektivare i sitt samarbete, bli en attraktiv arbetsgivare och samtidigt förvalta offentliga medel på bästa sätt.
Ökad tillgänglighet för medborgarna
”Ett ögonblick, nej tyvärr han är upptagen. Låt mig se om någon annan är tillgänglig” och du kopplas till ett nummer där ingen svarar. Att komma i kontakt med en person på en större organisation som en kommun kan vara en utmaning för den som ringer och för växelreceptionisten som ska koppla.
— Tillgängligheten för medborgarna ökar med moderna verktyg som telefoni i Teams. Med telefoni i Teams ser den som svarar på inkommande samtal direkt vilka andra kommunanställda som finns tillgängliga och kan snabbt koppla vidare till rätt person. Medborgaren slipper kopplas runt eller sitta i telefonkö, eller kan åtminstone få information om att personen inte är tillgänglig för tillfället.
Anders berättar att det snart kommer funktioner för textning och direktöversättning av samtal i Teams vilket kommer öka tillgängligheten för personer som talar andra språk eller har en funktionsvariation.
Jobbet är inte en byggnad
Bordstelefonen blir allt ovanligare men den finns fortfarande kvar samtidigt som de flesta kommunanställda även får en mobiltelefon från sin arbetsgivare. Många kommunanställda har inte ens ett skrivbord utan jobbar ute i verksamheten på dagis, vårdavdelningar eller är ute och inspekterar anläggningar.
— Jobbet är inte en byggnad, det är ett uppdrag. Med de nya verktygen blir det möjligt att jobba där du behöver vara. Något som är extra bra för kommuner som har verksamheter som är geografiskt utspridda, berättar Anders.
De små sakerna som gör stor skillnad
Digitaliseringen förändrar hur vi arbetar i det stora och det lilla. I det stora ersätts kontoret av en uppkopplad dator eller surfplatta, lagring av data i molnet och helt nya tjänster som till exempel en bot som svarar på vanliga frågor på hemsidan. Men i det lilla ser Anders stor potential för en förbättrad arbetsdag. Små frustrerande moment som kan byggas bort med digitala verktyg.
— Det finns en styrka att bygga korsfunktionella arbetsgrupper som enkelt kan samarbeta och kommunicera där även utomstående konsulter och underleverantörer kan bjudas in. Ett samarbete som tidigare var komplicerat ur ett rent tekniskt perspektiv.
Webinar i Teams som öppnar dörren
För att hjälpa kommuner ta nästa steg i digitalisering från Office 365 och vidare till att fullt nyttja Microsoft Teams och testa på att koppla ihop telefoni, chatt och kommunikation har Anders och Cellip tagit fram en Proof of Concept, PoC, som låter kommuner testa modern kommunikation. Insteget är ett webinar där möjligheterna med kommunikation i Microsoft Teams presenteras.
— Det har varit bra mottagande bland de som deltagit i våra webinar. De tycker att Teams är intressant och vill veta mer. Vi har haft webinaren i just Teams, Esko i Stockholm, Andreas i Växjö och jag i Varberg och det fungerar. Själva webinaret visar styrkan i Teams och att vi utan problem kan ha ett samarbete över hela Sverige, berättar Anders
Det är enkelt att komma igång
Som avslutning har Anders några råd till kommuner som vill ta steget in i ett modernt och effektivt sätt att arbeta och kommunicera.
- Tveka inte, få med alla på tåget med ett gemensamt mål som alla kan förstå.
- Utnyttja de verktyg och licenser ni redan har, till exempel Office 365, och bygg inga speciallösningar till att börja med.
- Testa att ta ett samtal mellan kommunikationskanaler. Börja i en chatt, starta ett videosamtal, öppna upp ett dokument och samarbeta i det. Se vad som går och vad som fungerar för er.
- Utmana den traditionella telefonin och undersök möjligheterna att ta telefonilösningen till nästa nivå utöver den telefoni som Alexander Graham Bell uppfann.
- Gör en PoC för att testa hur Teams telefoni kan bli effektivare för er.
Vi på Cellip vill hjälpa kommuner att effektivisera sin kommunikation och sitt samarbete med moderna verktyg som knyter samman allt i ett lättarbetat gränssnitt. Kontakta oss så berättar vi mer om hur din kommun kan testa telefoni i Teams i ett så kallat Proof of Concept.
