Under våren 2020 insåg många organisationer att låg digital mognadsgrad medför att kommunikation och samarbete inte fungerar optimalt när medarbetare inte längre kan arbeta på det fysiska kontoret. Cellip som själva använder Microsoft Teams, integrerad telefoni samt en mängd molntjänster hade ett stort försprång men mycket ställdes ändå på sin spets. William Ridderström, försäljningschef delar med sig av sina erfarenheter och berättar hur arbetet löstes internt för att anpassa bolaget till den nya tiden.
Red. anm. Sedan denna artikel skrevs har Cellip och Weblink fusionerats och blivit InfraCom Communications.
Inte nog med att förutsättningarna blev nya när pandemin överraskade världen. Inom Cellip var stora förändringar på gång i och med den kommande fusionen med Weblink, byte av ledning och ett gäng nyanställda som skulle onboardas.
– Mitt arbete som försäljningschef för Cellips tjänster blev direkt påverkat av krisen, berättar William. Så man kan gott säga att jag hade saker att ta tag i från dag ett.
Lotta Svennemar nyanställdes i rollen som marknadskoordinator mitt under pågående pandemi och fick lära sig hela bolagsstrukturen via digitala verktyg.
– Det har varit spännande att hoppa på ett nytt jobb i dessa tider. I princip alla som jag har träffat sedan jag började här har jag mött via webbmöten. Men det har gått smidigt ändå och vi är nu på god väg att sätta marknadsstrategierna för Cellip och Weblink, berättar Lotta.
Hög teknikmognad
Till en början, när status kring pandemins utbredning var oklar, var det business as usual. Organisationens kontor ligger i Stockholm och Göteborg, vilket innebar att människor redan var utspridda geografiskt med erfarenhet av hur det löpande samarbetet ska fungera. Men när personalen i Stockholm uppmanades att jobba hemifrån väcktes insikten om att man behövde komplettera med nya rutiner och processer för att få allt att löpa på i normala banor.
– Vi har ju själva förespråkat Microsofts plattform och verktyg i flera år för våra kunder, men behövde ändå tänka till lite extra när vi plötsligt tvingades att arbeta helt digitalt. Det vi frågade oss var: hur ska allt rulla på för att fungera lika smidigt som vanligt? Och hur ska vi kunna ha koll på vad alla gör?
I organisationen fanns en trygghet i att alla verktyg redan fanns på plats för att klara av övergången till att sköta allting digitalt…
– Men vi behövde hitta lösningar på strukturen för uppföljningar och hur vi skulle snacka om sådant som normalt skedde på luncher, i fikarummet och veckomötena.
Jobba-hemma-paket och förändrade mötesrutiner ger ökad effektivitet
En av de första åtgärderna som ledningsgruppen gjorde var att förse personalen med rätt utrustning, så som certifierade headset och webkameror. Information om riktlinjer för ergonomi kommunicerades och individuella behov identifierades. Till exempel behövde vissa medarbetare nya bildskärmar på hemmakontoren.
Nästa steg var att spika nya rutiner för möten och avstämningar.
– Faktum är att vi försäljningsmässigt inte har tappat tempot under den här perioden. Det har fungerat smärtfritt. Det är till och med så att de spontana mötena har ökat och nu är det enkelt att ta initiativ till ett kort snack oavsett var kollegan befinner sig.
– Eftersom alla är uppkopplade via vår telefonilösning i Teams har man ständig koll på vem som är närvarande eller upptagen. Det ger oss direktaccess till kollegornas tankar och idéer utan att vi stör varandra vilket leder till att den kollektiva effektiviteten och kunskapen stärks, säger William.
Frekvensen för uppföljning har ökat och istället för säljavstämningar varannan vecka görs dessa nu oftare. Olika former av kortare möten har införts för att kompensera för småsnacket som tidigare avhandlades vid kaffemaskinen.
Att boka sälj- och kundmöten digitalt uppskattas av alla
Även Lotta ser styrkor i sättet att arbeta med Teams som nav och är stolt över att Cellip har förmedlat denna trygghet till andra.
– Trots att 95 procent av kontakterna sker digitalt så känner jag mig inkluderad som nyanställd. Som ny på marknad är det extra kul att se ökningen av kundförfrågningar om hur man kan arbeta bättre med integrerad telefoni. Det är också lättare att boka kundmöten nu. Många uppskattar faktiskt att ta ett förstamöte via Teams istället för att ses fysiskt har vi märkt.
William och Lotta spår att det digitala har kommit för att stanna såväl internt som i kund- och säljdialogen.
– Det finns starka incitament för att använda en välintegrerad digital plattform. Inte minst för de tidsbesparingar det innebär. Om all personal sparar en timme i resväg per dag så kan ju varje företag räkna ut vad det är värt att samla kommunikationstjänsterna under samma skal, avslutar William.
Om du är nyfiken hur integrerad telefoni och Microsofts samarbetsplattform Teams kan stärka din organisation – tveka inte att ta kontakt. Utifrån ditt nuläge och era behov bokar vi gärna ett digitalt möte för att prata vidare.
Den 1 oktober 2020 gick Cellip samman med systerbolaget Weblink under namnet InfraCom Communications. InfraCom Communications ingår i sin tur i InfraCom. Läs mer här
