Kommunikation och samarbete centralt när arbetssätten förändras

Merparten av alla svenska företag använder idag Office 365, vilket innebär att de har tillgång till de digitala verktyg som krävs för att radikalt kunna effektivisera sina verksamheter. Så varför har då inte fler kommit längre i sin digitala transformation? Vi har samtalat med Henrik Byström, affärsområdeschef inom Modern Workplace på Microsoft, som berättar om förutsättningarna för att lyckas och om trenderna i ”det nya arbetslivet”.

Maximal nytta av tekniken – en del av företagets DNA

De moderna arbetssätt som nu utvecklas som en följd av den digitala utvecklingen har Microsoft valt att sammanfatta som ”Det Nya Arbetslivet”. De möjligheter som nu uppenbarar sig kan förändra många verksamheter i grunden och de företag som tillämpar moderna tekniker och arbetssätt har också mycket riktigt visat sig vara mer lönsamma. Henrik Byström poängterar att benämningen ”Det Nya Arbetslivet” bildar en talande akronym.

– Det borde helt enkelt ligga i företagens DNA att dra maximal nytta av tekniken så medarbetarna kan arbeta på ett mer effektivt sätt och samtidigt får bättre balans mellan arbete och fritid. Arbetet är inte längre en plats man går till utan något man gör. Tekniken måste därför ge oss rätt förutsättningar för att arbeta oavsett var vi befinner oss.

Förändra organisationen i grunden, inte bara tekniken

För att detta ska fungera i praktiken krävs att den digitala transformationen präglar ledarskap och företagskultur. En viktig del i arbetet mot moderna arbetssätt blir därför att definiera vad du i slutänden vill åstadkomma med förändringen, hur du mäter framgång och vad som förväntas av olika roller i företaget. Utan dessa insikter blir det svårt att hitta de verktyg som skapar bästa möjliga förutsättningar för dina anställda. Henrik, igen:

– Förändringen kan inte bara ske på teknisk nivå – den måste genomsyra allt från arbetssätt och ledarskap till företagskultur och intern samverkan. Min egen erfarenhet är att de företag som blir mest lönsamma och uppnår störst framgång genom att anamma modern teknik är de som även aktivt driver ett förändrat beteende inom organisationen.

Effektivare arbetssätt med ny teknik och moderna kommunikationsverktyg

På sikt ser Henrik att de nya arbetssätt som växer fram kommer att präglas av att användandet av artificiell intelligens (AI) spås öka, men framhåller samtidigt att han inte tror att AI i första hand kommer att ersätta arbetskraft.

– Artificiell intelligens kommer snarare att samverka och underlätta för de anställda i det dagliga arbetet genom mer automatiserade affärsflöden och intelligent beslutsstöd som ökar effektiviteten.

Redan idag finns tydliga tecken på att anställda ställer allt högre krav på mer effektiva sätt för samarbete och informationsdelning. Här pekar Henrik på att användandet av Microsoft Teams accelererar.

– Microsoft Teams möter dessa krav och behov som nu växer i allt raskare takt. I Sverige är merparten av arbetskraften så kallade Firstline Workers – det vill säga medarbetare som inte primärt har sin arbetsplats på ett kontor. Det är en grupp som hamnat på efterkälken i den digitala utvecklingen. Här satsar vi på Microsoft nu på att skapa bättre tekniska förutsättningar för samarbete och produktivitet för att kunna möta behoven för alla typer av medarbetare. Även här kommer Teams-användandet att öka och bli en viktig del som förenklar och förbättrar det vardagliga arbetet.

Med Teams blir IT och telefoni ett och samma

De moderna arbetssätten ger också upphov till nya valmöjligheter. Sätten vi idag väljer att kommunicera på varierar beroende på en mängd olika faktorer. Exempelvis uppskattar äldre fortfarande att ringa medan yngre ofta föredrar chatt. Tid är en annan viktig aspekt – när jobbar vi, när är vi upptagna och vilken är den lämpligaste kommunikationsformen under olika tider på dygnet? Huruvida chatt, telefoni, mail, fysiska och digitala möten eller samverkan i dokument lämpar sig bäst beror alltså helt på sammanhanget. Därför krävs flexibla, gränsöverskridande kommunikationsverktyg med samtliga valmöjligheter. Så när alltfler kommunikationsformer nu integreras med varandra digitalt – varför behandlas då telefonifortfarande som en solitär?

– För mig är det en gåta att IT och telefoni betraktas som två separata områden. De borde istället samverka för att kunna skapa synergier och dra nytta av kompetensen inom båda områden. Idag är det allmänt känt att vi tappar 40 procent av effektiviteten i vårt arbete när vi tvingas byta mellan olika applikationer och plattformar. I Teams, där telefoni ingår som en naturlig del, knyts alla kommunikationssätt samman och bidrar till bibehållet fokus, ökad produktivitet och effektivitet samtidigt som du själv får en lugnare arbetsdag, avslutar Henrik.

Cellips unika lösning gör det möjligt att ringa från Microsoft Teams och erbjuder allt som behövs för en modern och molnbaserad telefonilösning. Vi är en av få Microsoft-partners som erbjuder Teams-telefoni och har blivit utsedda till årets Voice Partner av Microsoft två år i rad. Vill du veta mer? Kontakta oss redan idag!