Tiderna förändras och med den förändras arbetssätt och verktyg. En ständigt närvarande utmaning är hur förändringar och nya verktyg ska finansieras i en allt mer pressad kommunal budget. Men även här blåser förändringens vindar. Nya lösningar och sätt att samverka löser upp knutar som länge sett olösliga ut.
Anders Boustedt är digital strateg specialiserad på offentlig sektor och har sett hur digitaliseringen påverkat investeringslösningarna i regioner och på kommuner. Och det har hänt mycket de senaste åren.
Att byta 1 till 1 är inte hållbart
Låt säga att telefonväxeln har blivit föråldrad och måste bytas ut. Att som tidigare byta ut den befintliga växeln mot en liknande, men modernare lösning, är inte något som Anders rekommenderar.
Du får relativt enkelt och smärtfritt tillgång till lite nya funktioner, men det är inte en lösning som håller i längden. Du kommer fortsatt kämpa med underhåll av servrar och hårdvara, listor med abonnemang och operatörer. Till det kommer installationskostnader.
— I flera projekt jag deltagit i har vi tittat på vilka investeringar som är gjorda sen tidigare, berättar Anders och fortsätter. I en organisation som redan hade Skype for Business var det helt naturligt att integrera telefonin i Skype
— Detta blir ännu lättare när det handlar om Teams. Genom att gå in i en etablerad molnplattform blir det enkelt att i framtiden följa med i utvecklingen utan att det blir stora nyinvesteringar, berättar Anders.
Investeringsbudgeten är på väg bort
Har du någonsin kämpat med att hitta finansiering till en investering? Har du letat i olika budgetar för att samla ihop de pengar du behöver? Det finns lite knep att använda.
Det kanske mest naturliga är att IT-budgeten finansierar den här typen av investering. Viktigt att tänka på är dock att en investering i moderna arbetsverktyg ofta kan vara effektiviserande och spara både pengar och miljö.
— Det finns kanske en budget för miljö och hållbarhetsarbete kan den vara med och stötta upp investeringen, säger Anders och fortsätter;
— En annan möjlighet är att Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap, MSB, kan ha pengar till den som är villig att bygga en datahall. MSB har pengar för att skapa en stabil digital infrastruktur för kommuners ledningsplatser.
Men att bygga eget datacenter från grunden är kanske inte det bästa sättet att investera i nya digitala verktyg. När köpte du ett program senast?
Tänk bara tillbaka på när ni investerade i Office 2003 med all den installation och utbildning det krävde. Sedan hoppade ni kanske över Office 2007 för att ingen orkade ta tag i projektet. I och med Office 2010 tvingades ni ta ett gigantiskt kliv med en ny runda av installationer och utbildning.
Till detta kom en utmaning med olika versioner i verksamheten och bland samarbetspartners, och ni kunde inte heller dela dokument smidigt med varandra.
Med molnets och digitaliseringens frammarsch så är det sättet att investera på väg bort.
Prenumerationsekonomi
Att prenumerera på till exempel Microsoft 365 (f.d. Office 365) har flera fördelar och du har alltid den senaste versionen. Uppdateringarna kommer kontinuerligt, det är lättare för medarbetarna att hänga med i utvecklingen och ni slipper stora jobbiga teknologikliv.
En annan fördel är att allt är integrerat i Office och Teams – telefoni, dela dokument, chatt och integrationer till externa system.
— Med en prenumeration flyttar investeringen från investeringsbudgeten till driftsbudgeten. Den avdelning som behöver en tjänst betalar helt enkelt för att använda den, förklarar Anders.
IT-avdelningen får nu en roll som utbildare och integratörer istället för att jobba med hårdvara och licenser. IT kan fokusera på att de tjänster som finns, att de används på bästa sätt för att maximera investeringen och att nya möjligheter för medarbetarna att arbeta effektivt tas tillvara.
— Filosofin på en kommun i södra Sverige är att IT-personalen ska vara nära verksamheten, inte kuckelura i ett serverrum. Hårdvarudrift tillför inget värde för kommunens verksamhet.
Nya tider – nya budgetar
Digitaliseringen och molnet är kostnadseffektiva på flera sätt. Vi har nämnt att det inte behövs köpas in hårdvara till datacenter eller uppgradera licenser i stora steg som leder till stora investeringar.
Med molnet är det enkelt att betala för det du använder. Uttryck som ”i molnet har du IT på kran” visar hur lätt det är att anpassa resursbehovet om du har IT i molnet. Ny telefonväxel? Nej, den är ständigt uppdaterad i molnet. Behöver du en ny funktion är det bara en fråga om att aktivera den för de användare som behöver den.
— Kommuner som flyttar sin IT till molnet slutar investera i stora system och förskjuter kostnaden till driften. Det samma har hänt privat, vi har slutat investera i DVD-skivor, nu prenumererar vi på Netflix, avslutar Anders.
