Idag har många moderna bilar ett system inbyggt som varnar när faror dyker upp i den döda vinkeln. Detta system är något som även en krismedveten organisation behöver. Vi vet aldrig när nästa stora – eller lilla! – kris uppstår, men digital prepping är något som de flesta organisationer numera bör ha högt upp på agendan.
Det gemensamma med kriser är att de sällan går att förutse och det är nästan lika svårt att förstå hur organisationen påverkas när katastrofen väl kommer. Att det blir en påverkan står dock helt klart oavsett om det handlar om världsomfattande pandemier eller om vattenläckor på kontoret.
Alla har vi väl stått och frusit på parkeringen, under inräkningen som chefen för avdelningen ska göra utifrån ett krisdokument, under en brandövning. Det är nämligen lätt att inse de direkta konsekvenserna av en brand varför det ofta finns både rutiner och genomförs övningar för alla i personalen.
Att det är önskvärt att personalen har möjlighet att jobba hemifrån har det länge pratats om i de flesta organisationer. Vissa företag har kommit längre än andra.
Coronapandemin har säkert fått en och annan VD att fundera på varför man inte hade förberett organisationen bättre. Det blir tydligt att det hade behövts göras övningar för att testa att samarbete, kommunikation, försäljning, medarbetarvård et cetera kan fortlöpa även om anställda jobbar hemifrån.
När rören brister – en mindre kris som gav lärdomar
För en tid sedan råkade Cellip ut för en vattenskada på huvudkontoret. Ingen i ledningsgruppen hade det scenariot för sina ögon och samtliga blev smått överrumplade. Reaktionen var till en början avslappnad; ett sprucket rör var inget som stressade någon. Efter några timmar framkom dock att vattnet flödade och skulle få allvarliga konsekvenser för hela bolaget.
Mobiltelefonerna började gå varma mellan ledningsgruppens representanter. Flera separata samtalstrådar tog tag i problemet simultant – men helt utan koordinering. I det akuta läget kom ingen på att sätta upp en officiell digital kommunikationskanal. Det ledde till att olika budskap gick ut internt och externt.
Krishanteringen blev ineffektiv och dyrbar tid förlorades, trots att denna händelse inte hade skadat någon eller ens orsakat kaos, eftersom den skedde under semestertider.
Red. anm. Sedan denna artikel skrevs har Cellip och systerföretaget Weblink fusionerats och blivit InfraCom Communications.
Samlad digital internkommunikation
Efter några struliga första timmar insåg ledningen att det ostrukturerade ringandet måste ersättas med ett samlat grepp. Lösningen blev att sätta upp en kanal i Microsoft Teams där ledningsgruppen kunde ha ad hoc-möten, det som sades dokumenterades och Audio Conferencing var möjligt. Kanalen hade en övergripande karaktär och frågor gällande totalbilden behandlades här.
Därefter öppnades andra, mer detaljerade, kanaler där specifika frågor och ansvar delades ut – vem som skulle rensa ur förråden eller vilka som borde flytta möblerna.
För att kunna adressera hela företaget använde Cellip en kanal som kunde ha 250 deltagare och där ledningen snabbt kunde nå ut med enhetlig samlad information.
Analysera för att vara bättre förberedd inför nästa kris
När rören var reparerade och krisen lagt sig analyserades vattenskadan. Vad hade gjorts bra? Vad saknades? Vad kan bli bättre om något liknande eller en annan kris uppstår? Att förbereda hela organisationen på att samarbeta digitalt ansåg ledningsgruppen från och med nu vara en affärskritisk fråga.
Ingen vet ju vad som händer nästa gång, och personalen måste fullt ut kunna utföra sitt jobb på distans – kanske under flera månader – i framtiden.
En mängd checkpoints sattes upp för att säkra upp exempelvis att säljare ska kunna kommunicera internt och externt med kunder, att administrationen ska komma åt alla system, att ledningen kan stötta personalen och ha tightare uppföljning för bättre styrning med mera.
Att därefter mappa ovan behov till digitala arbetssätt, rutiner för kommunikation och samarbete i Microsoft Teams blev centralt. Att dessutom ha telefoni direkt integrerad i Microsoft Teams var en oerhörd styrka för enad och samlad kommunikation.
När coronaepidemin spred sig som en löpeld över världen var Cellip och många andra Teams-användande företag väl utrustade för distansarbete. Att vara digitalt förberedd för en kris är viktigt för att i bästa möjliga mån kunna fortsätta driva bolaget vidare.
Vill du diskutera hur vi på Cellip kan hjälpa dig och ledningsgruppen att säkra upp att samarbete och kommunikation fungerar lika bra digitalt som fysiskt? Är du nyfiken på hur du säkrar upp att ni använder Microsoft Teams på bästa sätt, även i framtiden? Tveka inte att ta kontakt.
Den 1 oktober 2020 gick Cellip samman med systerbolaget Weblink under namnet InfraCom Communications. InfraCom Communications ingår i sin tur i InfraCom. Läs mer här
