I artikeln om ”Cykelställsfrågor som tar tid från det viktiga” tar vi upp ett flertal utmaningar som du som VD och medlem i ledningsgruppen ofta ställs inför när det gäller samarbete och kommunikation. Tyvärr spenderar många ledningspersoner allt för mycket tid på olika möten. Ledningsgruppsmöten är viktiga och ska prioriteras men det kan vara utmanande att få dessa möten att fungera optimalt. I Microsoft Teams finns det många smarta verktyg för bättre och effektivare möten, från bokning till uppföljning.
Esko Airas är VD på Cellip och har lång erfarenhet av VD-rollen. Här delar han med sig av lärdomar och ger tips på verktyg och arbetssätt som gör att du som VD kan jobba smartare och effektivare tillsammans med kollegorna i ledningsgruppen.
Dynamisk kalender som automatiskt föreslår mötestider
Att boka ett ledningsgruppsmöte idag görs så gott som alltid via kalenderfunktionen i mejlprogrammet. Ofta händer det att mejl och mötesinbjudningar skickas fram och tillbaka för att hitta mötestider som passar alla. Det kanske mest frustrerande svaret är ”Preliminärt” deltagande – vad betyder det egentligen? Är det sedan någon som i sista sekund avbokar blir det ett nytt race av mötesinbjudningar.
— Utmaningen är att få till gemensamma rutiner i ledningsgruppen när det kommer till möten och mötesbokningar, för att ha en chans att åstadkomma effektiva möte, berättar Esko
Att dela kalendrar gör det så klart enklare att hitta en mötestid som passar alla, men ju fler som ska vara med på mötet ju mer svåröverskådligt blir det och mötesbokningen blir ett frustrerande sökande efter en passande lucka.
Samarbetsplattformar som Microsoft Teams kan hjälpa till att automatiskt hitta tider som passar alla samt ge nya förslag på tider om deltagare plötsligt får förhinder.
Det är också möjligt att koppla andra kalenderbokningar till ett möte, till exempel att dagen före automatiskt boka en timme för förberedelser och efter mötet en halvtimme för sammanställning.
Möten som alltid börjar på utsatt tid? – Ingen utopi längre
Att bli försenad till ett möte har hänt de flesta, vissa oftare än andra. Till ett digitalt möte är det betydligt svårare att bli försenad. Alla kan vara med på den enhet de har framför sig. Den som sitter fast på bussen kan följa mötet på mobilen eller surfplattan, den som sitter på ett annat kontor loggar enkelt in i mötet på sin bärbara dator, den som kör bil eller har händerna upptagna på annat sätt kan såklart ringa in till mötet.
Ännu enklare blir det om telefoni helt integreras in i Teams – all kommunikation på ett ställe.
— Fråga dig själv vilka möten som måste vara fysiska och vilka som kan bli digitala. Även om mötet är fysiskt kan det vara bra att lägga in en länk till ett Skype eller Teamsmöte för att säkra upp att sena deltagare faktiskt kan koppla upp sig så att mötet kan köra igång på utsatt tid.
Många är vana att använda Skype for Business, men Microsoft har valt att flytta in all mötesteknologi in i Teams. Fördelarna med Teams framför Skype for Business är bland annat att du får en tydligare överblick över vilka som finns tillgängliga, och med en knapptryckning kan du delta i mötet.
Teams förenklar inte bara ledningsgruppsmötet utan alla möten. En annan stor fördel kommer i den förbättrade sökbarheten i chatt och konversation, vilket förenklar uppföljningen.
Mötesanteckningar som alla behöriga kan justera i realtid
Protokoll från ledningsgruppsmöten sparas ofta på en filserver eller i en molntjänst. Det inte säkert att alla som behöver läsa, komplettera och godkänna dokumentet har åtkomst. Det är inte heller tydligt vem som gjort ändringar eller kommenterat. Risken för att dokumentet börjar mejlas runt är överhängande om det inte finns verktyg och rutiner för hanteringen.
Genom att spara protokollet direkt i Teams kan alla i ledningsgruppen se det uppdateras i realtid, men också hjälpas åt att komplettera med information direkt i dokumentet samt följa historiken när dokumentet uppdateras. Inget mer letande efter det senaste protokollet, det ligger i ledningsgruppens egen kanal i Teams med tydlig ändringshistorik.
Behöver du komma i kontakt med någon annan i ledningsgruppen går det att det att starta konversationer via Teams Chatten eller via Telefoni i Teams med tydlig koppling till dokumentet.
Automatik så du slipper komma ihåg att vidarekoppla telefonen
Det är lätt att missa att stänga av eller ställa telefonen i stör-ej-läge, inför ett möte. Därför finns det en smart funktion i Teams-telefoni som automatiskt kopplar vidare samtal så snart mötet börjar till din assistent, men det finns även möjlighet att ha en white-list med prioriterade nummer som alltid kopplas igenom. De viktiga samtalen kommer fram, resten kan du ta hand om efter mötet.
Telefonväxeln i Teams vet att du är på möte och sköter allt automatiskt efter dina uppsatta preferenser. Du slipper panikartade meddelanden i röstbrevlådan eller störande samtal under mötet som helt klart kunde vänta.
Lyft ledningsgruppsarbetet ur ineffektiva processer
Hur landar alla dessa förbättringar i mötesbokning, mötesstruktur och dokumentationsförenkling? Först och främst minskar det stressen och tidsödande administration.
Esko lyfter fram tre tips som hjälper dig som VD och ledningsgrupp att bli effektivare och jobba smartare:
- Ta dig tid att sätta dig in i och lära dig ny teknik. Alliera dig med IT-chefen och förstå hur Office 365 och Microsoft Teams med integrerad telefoni faktiskt kan hjälpa dig och ledningsgruppen att stötta och effektivisera ert arbete. Det förenklar kommunikation, samarbete och spar tid – massor med tid.
- Boka in tid för reflektion. Vad gör ni bra, vad kan bli bättre, vad ska ni sluta med? Det kan ibland vara lika viktigt och lika svårt att sluta med någonting som det är att börja med något nytt.
- Våga lita på kollegorna i ledningsgruppen och medarbetarna på företaget. Våga lita på att det du delegerar blir gjort. Hitta sedan en gemensam struktur för att följa upp och kvalitetssäkra arbetet med digitala verktyg som stöttar. Människor som känner sig betrodda växer.
— Ledningsgruppen behöver tid och verktyg för att kommunicera sin vision och passion för att engagera medarbetarna, avslutar Esko.
Har din ledningsgrupp tagit er tid att lära er de digitala verktygen? Har ni blivit effektivare eller sitter ni och letar i mejl och dokument efter information under ledningsgruppsmötena?
Ladda ner vår guide Kom igång med Micrsoft Teams och läs mer om hur ledningsgruppen blir effektivare och jobbar smartare.
