Nya flexibla arbetssätt kräver rätt digitala verktyg

I tider av ständig uppkoppling, mobila arbetssätt och flexibla arbetstider kretsar mycket i HR-avdelningens jobb kring att bidra till en miljö som balanserar människa och teknik. IT och HR har traditionellt sett inte haft någon självklar koppling.

Men när grunden är att alla ska kunna utföra arbetet oberoende av var man befinner sig, blir tillgången till rätt digitala verktyg en förutsättning. Här har HR en central roll i förändringsprocessen för att fånga upp medarbetares behov och skapa samsyn kring val av processer och verktyg för att kommunicera effektivt i organisationen.

Nya krav på HR när organisation och arbetssätt förändras

Generellt när det gäller beslut om systemstöd och digitala verktyg som förväntas användas av alla medarbetare bör HR alltid konsulteras. Mycket för att även kunna fånga upp när det arbetsmiljömässigt inte fungerar som det är tänkt.

Det har blivit allt viktigare i takt med att vi blivit mer beroende av avancerad IT och telefoni för att kunna utföra våra dagliga arbetsuppgifter sömlöst och effektivt.

Många av de nya aktivitetsbaserade arbetsplatser, agila organisationer och mobila arbetssätt vi ser idag är ett resultat av den digitala utvecklingen. Denna utveckling av framtidens arbetsmiljöer är ännu bara i sin linda. En allt närmare koppling mellan IT och HR, traditionellt sett hårt ”mot” mjukt, är därför ett viktigt steg i rätt riktning.

Idag styrs valet av systemstöd och arbetsverktyg mer än någonsin av varför och hur vi arbetar, från att tidigare mest ha handlat om vad vi arbetar med. Det är en utveckling som i mångt och mycket också har ändrat företags fokus från system och funktion till kommunikation och tillämpning.

Detta har lett till en maktförskjutning; från specialisterna på IT till användarna ute i organisationen och de enskilda medarbetarnas val av verktyg. Här kan HR ta en mer aktiv roll i digitaliseringsarbetet kopplat till den förändringsprocess som pågår när det gäller sätten vi kommer att arbeta på i framtiden.

Risk att missa målet med nya flexibla arbetssätt när samsynen saknas

Det svåraste när det kommer till administrativa verktyg inom IT och telefoni är som regel inte att välja. Idag är problemet snarare det omvända: att det finns så oändligt många appar, system och molntjänster att välja mellan.

Många gånger kan det vara enklast att gräva där man står. I de flesta svenska företag har medarbetare idag tillgång till Microsofts molnbaserade produkter som en grund för det administrativa arbetet.

Många använder av rutin dock bara basfunktionaliteten, som Word, Excel och mailfunktionen och missar därmed att utnyttja redan befintliga verktyg optimalt utifrån nya behov som uppstår. Som HR-chef är det därför viktigt att ha koll på och även förstå hur samverkansplattformar som till exempel Microsoft Teams kan stötta digitaliseringen och införandet av nya arbetssätt.

Risken är att många medarbetare istället skapar sig egna rutiner och kommunikationsvägar för att effektivisera arbete. Ett annat vanligt problem är att det skapas subgrupper där några personer är mer intresserade att använda nya system, medan andra inte bryr sig.

I IT/tech-verksamheter kan detta vara en större utmaning än i andra organisationer, eftersom benägenheten att testa nya verktyg generellt sett är större.

En samordning och ett centralt policybeslut är då viktigt, annars kan problemen och ineffektiviteten i organisationen snarare växa än lösas med en ny digital lösning.

För när det är fritt för var och en att själv välja verktyg och hur man vill kommunicera internt och externt, blir det svårt att komma överens om ett arbetssätt och exempelvis hålla reda på vem du når via vilken kanal eller plattform. Konsekvenserna blir inte bara ökad ineffektivitet utan också onödigt gnissel i organisationen när medarbetare inte får rätt information på rätt sätt, i rätt tid.

Det betyder därför mycket att tydliggöra värdet och skapa samsyn om vilka verktyg som bör användas till vad, vilka typer av möten som bör vara fysiska och vilka som kan ske online, var man kan få tillgång till delad information etc. En sådan samsyn påverkar ofta även företagskulturen positivt genom att skapa rätt förväntansnivå.

Vem driver förändringen och hur kan HR bidra?

Mycket av detta arbete kan och bör drivas av HR som en del i införandet av mer flexibla arbetssätt och ökad digitalisering. Frågor om verktyg för samverkan och internkommunikation är sällan något som kommer högst upp på en ledningsgrupps agenda. Lika fullt spelar det en avgörande betydelse för arbetsmiljön och interaktionen mellan medarbetare och chefer.

Här kan HR bidra i arbetet med att få övriga i ledningsgruppen att förstå kopplingen mellan IT-verktygen och medarbetarna och varför det därför är en viktig fråga att prioritera.

En viktig del är också att säkerställa att alla har får samma förutsättningar och använder verktygen på samma sätt. Gör det enkelt och tydligt för medarbetarna utifrån de behov och arbetssätt som gäller i din organisation.

Fånga upp signaler, oklarheter eller behov av konkret stöd till exempel i samband med on-boarding. Och inte minst, förankra värdet för organisationen som helhet och för varje enskild medarbetare. På så sätt kan HR också ta en mer aktiv roll i digitaliseringsarbetet.