Telefoni i Teams – vad är det och hur fungerar det?

Telefoni i Teams är inget konstigt – du ringer som vanligt till den du vill prata med, med samma funktioner som med den telefonväxel du använder idag. Den stora skillnaden mellan telefoni i Teams och vanlig telefoni är att du ser om personen i fråga är tillgänglig eller inte, och du behöver ofta inte ett telefonnummer – du kan faktiskt ringa på mejladressen till andra som har telefoni i Teams.

Molntjänsten Microsoft 365 (f.d. Office 365) används idag på de flesta svenska företag och Teams ingår i Microsoft 365-licensen. Med Teams har företag nu möjlighet att ta kommunikation och samarbete till nästa nivå. Men hur fungerar det i praktiken? Cellips säljchef Peter Karlson hjälper i denna artikel till att räta ut frågetecknen kring telefoni i Teams, allt från vilka licenser som behövs till vilka verktyg som kan underlätta telefoni på kontoret.

Frustrationen som uppstår när du inte får tag på en person

Låt säga att du vill boka ett telefonmöte med en person. Det börjar med mejl för att komma överens om en tid. Några mejl fram och tillbaka innan tiden är spikad följt av en mötesinbjudan. En timme före utsatt tid kommer ett nytt mejl om att mötet måste flyttas fram lite, du svarar på mejlet att det är okej. En liten miss, telefonnumret är inte kommunicerat, gör att du söker efter numret på företagets hemsida. Ett växelnummer är det enda du hittar. Slår fel nummer, gör om och gör rätt, navigerar genom en knapvalsmeny och hamnar i en telefonkö. Mejlar för att få ett direktnummer. Vi är nu uppe i 8-10 mejl och några telefonsamtal och än har du inte fått direktkontakt.

Med mejl och traditionell telefoni kan du omöjligen veta om mottagaren är tillgänglig eller inte. Om personen är upptagen blir också ett telefonsamtal väldigt störande eller i värsta fall obesvarat utan att du vet varför.

— Att ringa på telefon är ofta en chansning. Är personen tillgänglig eller inte? Hur ofta börjar du inte samtalet med ”Är du upptagen”? Att nu med telefonin kopplad till Office 365 och Teams kunna se om personen är tillgänglig, upptaget eller off-line redan före samtalet sparar så mycket tid, berättar Peter.

Se status på mottagaren och bestäm sedan hur du tar kontakt

När telefoni flyttar in i Teams kan du se status på den du vill ha kontakt med; tillgänglig, upptagen eller off-line. Direkt får du en vink om personen är mer eller mindre kontaktbar. En röd, upptagen ikon, kan däremot vara tålamodsprövande. Du kan ändå välja att ringa om det är brådskande eller varför inte skicka ett chattmeddelande istället. Kanske kan din fråga snabbt besvaras i en chattråd, snabbare och smidigare än över mejl. Alternativen att ta kontakt på är många flera än att bara slå numret igen (och hålla tummarna) eller skicka ett sms.

Steg-för-steg: Kom igång med telefoni i Microsoft Teams

• Plattformen där du knyter samman all din kommunikation i ett och samma verktyg är Microsoft Teams som ingår i flera Office 365-licenser.
• Du behöver antingen en A-, E- eller Business-licens för att kunna ha telefoni i Teams.
• Har du E5-licensen så ingår Phone Systems, men har du E1 eller E3 så behöver du komplettera med Phone Systems-licenser från Microsoft.
• Du är nu redo att börja ringa mellan Teams- och Skype-användare i hela världen så länge du är på ansluten till internet.

Att knyta ihop telefon ytterligare genom att även kunna ringa ut till det vanliga telefonnätet från Teams på din mobil eller dator så behöver du ett telefonabonnemang som du kan köpa från oss på Cellip. Nu du ringa till alla, från Abisko i norr till Auckland på Nya Zealand i söder, via molnbaserad IP-telefoni.

När alla licenser och abonnemang är på plats – vad händer då?

IP-telefoni blev populärt i början på 2000-talet. Det var billig telefoni och alla accepterade att det var dålig ljudkvalitet, men den nya tekniken var lockande i sig.

— När IP-telefonin kom var det en hype med dålig ljudkvalitet, idag är IP-telefoni väl beprövad och en standard med HD-kvalitet. Det är faktiskt bättre ljudkvalitet mellan Teamsklienter än mellan mobiltelefoner, berättar Peter.

Cellip ger dig den extra lilla kryddan

Tack vare Teams öppna API är det möjligt att integrera lösningar med Teams. Cellip har integrerat sin mobilväxel för att ta användarupplevelsen till en ny nivå. Mötet du tidigare försökte boka via mejl sker nu i mötesplaneraren där det är enkelt att hitta en ledig tid och bjuda in. Cellip har utvecklat en bot som automatiskt sätter alla i mötet som upptagna i mobilväxeln och vidarebefordrar samtal till gruppnummer som kan ta över, så att inget samtal blir obesvarat. Ingen behöver komma ihåg att ändra inställningar och vidarebefordra i en softphone-klient.

Mobilväxeln hjälper också till att hantera telefonslingor, support- och kundtjänstfunktioner samt alla andra växelfunktioner som förväntas av en modern växel med smarta integrationer mot externa system direkt i Teams. Ett gränssnitt för all kommunikation.

Vid utlandsvistelse kan användarna koppla upp sig till internet och sedan ringa var de vill med svenska telefonitaxor. Alternativt välja att ringa precis som vanligt. Det är ju ändå en helt vanlig telefon med ett helt vanligt abonnemang. Det ger användarna friheten att kommunicera på det sätt som passar dem bäst.

— Du kan laga mat med hur bra ingredienser som helst, men har du inte salt så blir det inte bra. Telefoni i Teams är det saltet som gör att alla kommunikationsingredienserna blir till en välsmakande måltid, avslutar Peter.

Är du intresserad av att veta mer om telefoni i Teams? Kontakta oss direkt så kan vi räta ut alla de frågetecken du kan tänkas ha kvar eller så kan vi berätta mer om Cellips moderna IT- och telefonilösningar.