Fem frågor från HR om Microsoft Teams

Det finns ett stort intresse för Microsoft Teams på HR-avdelningar runt om i landet. Det blev tydligt när vi tillsammans med Microsoft och WeSafe höll ett HR-specifikt webinar om digitala arbetssätt förra veckan.

Engagemanget var högt under webinaret. Bland annat ställdes en rad frågor om Microsoft Teams. Här nedan har vi samlat svaren på några av de vanligaste.

Fem frågor och svar om Microsoft Teams

Här är svar på fem frågor från HR om Microsoft Teams:

1 Hur bygger vi kulturen så att alla, inkluderat ledningen, börjar använda Teams?

En viktig aspekt av att få alla ombord och få nytta från Teams är att ledningen är med. Olika undersökningar visar att hela 50 – 80% av allt förändringsarbete misslyckas på grund av dålig uppbackning av ledningen. Det är därför en framgångsfaktor att se till att ha en Teams-ambassadör i ledningsgruppen, helst redan innan man börjar införa Teams.

2. Kan de som inte har Teams närvara i all kommunikation?

Den som inte har Teams kan enkelt delta i Team-möten och konferenser via en webbrowser. Däremot kan de inte delta i den dagliga kommunikationen i exempelvis chattar och direktmeddelanden som sker i olika kanaler i Teams.

3. Krävs det en egen licens för telefonsamtal?

Ja, i de flesta fall krävs en egen licens. Den kallas för Phone Systems och är ett tillägg till Office 365 licenserna F1, A1, E1 och E3. För företag som har en E5-licens så ingår PhoneSystems-tillägget i befintlig plan.

4. Finns det integration mellan Outlook och Teams?

Ja delvis. För att få in interna kontakter från din Outlook i ett Team så söker du bara på personens namn. Vad gäller externa kontakter behöver du manuellt skriva in personens epostadress.

När du ska ringa kan du däremot få fram även externa Outlook-kontakter enbart genom att börja söka på personens namn. Namnet visas och du klickar för att ringa.

5. Hur kommer vi igång med Teams?

Ett förslag är att börja med Teams för ett specifikt projekt, med medlemmar från olika avdelningar. Se till att all kommunikation sker i det Team ni skapar för projektet; chatta, boka alla möten och lägg alla filer i Teamet.