Möten har alltid varit en hörnsten i samarbete. Faktum är att 37 procent av anställdas tid tillbringas i möten och många deltar i över 60 möten i månaden. Men många möten tar onödigt mycket tid och ger lite resultat. I den här artikeln får du tips om hur Microsoft Teams kan hjälpa dig och dina kollegor att få ut mer av era möten.
Varje dag förlitar sig miljontals människor runt om i världen på Microsoft Teams för att samarbeta och kommunicera bättre. Och det finns många sätt att jobba smartare i samband med möten, med hjälp av Teams.
Vanliga utmaningar med möten
Det finns en rad vanliga utmaningar kopplade till möten. Alltför ofta kommer människor oförberedda– ofta för att det tar för mycket tid att hitta och granska förberedelsematerial.
Under mötet kan det vara svårt, särskilt för personer som deltar på distans, att engagera sig och känna sig inkluderade, särskilt om de har problem att se eller höra vad som diskuteras.
Efteråt kan värdet från mötet helt gå förlorat om viktiga insikter – som beslut och åtgärder – faller mellan stolarna.
Microsofts två principer för effektiva möten
För att få ut mer av våra möten behöver vi ändra vårt sätt att se på dem, säger Microsoft. Idag behandlas ofta möten som fristående händelser. De telefon- och videokonferensverktyg som många företag använder är också utformade för att stödja sådana engångshändelser.
Microsoft menar att deras användarstudier snarare pekar på följande:
- Möten utgör sällan enstaka händelser, utan snarare en serie av träffar inom ramen för ett samarbete.
- Effektiva möten handlar inte bara om vad som händer under mötet, utan också före och efter.
Utifrån detta har Microsoft utvecklat Teams. Möten ses som en av ingredienserna i samarbete, vilket fortlöper till dess att ett projekt är slutfört. Allt som kopplar till möten samlas på ett ställe. På så sätt kan deltagarna spendera mindre tid på att jaga information, fokusera bättre och engagera sig mer både före, under och efter mötena.
Jobba smartare; innan, under och efter mötet
Här är några aspekter av hur Teams underlättar samarbetet kopplat till möten.
Enkla förberedelser innan mötet
Varje Teams-möte är kopplat till en konversation. Det gör att deltagarna kan föra diskussioner innan mötet och ta med sig dessa in i mötet utan att förlora sammanhanget. Eftersom Teamsmöten sker där chatt och filer bor så kan ni enkelt förbereda innehåll, och sameditera i dokument, som ni sedan enkelt kommer åt i mötet.
Samverkansfunktioner under mötet
Det finns en mängd funktioner i Microsoft Teams om hjälper till att fokusera, driva engagemang och göra samverkan i mötet mer effektivt. Som exempel kan nämnas högkvalitativ audio och video, live caption (automatiska bildtexter), realtidssamverkan i Office 365-appar, digital whiteboard och distraktionsfria bakgrunder.
Du kan också bjuda in deltagare som inte tillhör din organisation, även om de inte har ett Office 365-konto. De kan gå med i mötet via Teams-appen eller sin webbläsare.
Tillgång till allt efter mötet
Efter mötet sparas allt som relaterar till mötet i en konversation som hjälper teamet att fortsätta diskussionen och driva arbetet framåt. Detta inkluderar en inspelning av mötet, chatt, mötesanteckningar, digital whiteboard, transkriptioner och delade filer.
Du kan enkelt söka efter nyckelord och snabbt hoppa till den punkt i inspelningen där ett specifikt ämne diskuterades. Så du behöver aldrig missa ett möte, även om du missade mötet!
Sök på nyckelord i transkriberingen från ett Microsoft Teams-möte och du hoppar fram i inspelningen till när ditt nyckelord nämndes.
Det här är en fri översättning av Microsofts bloggpost Get the most from your meetings with Microsoft Teams
