Vardagen för företags ledningsgrupper ser väldigt olika ut men har också mycket gemensamt. Det dyker upp problem i verksamheten, resultat ska redovisas och beslut ska fattas. På dagordningen blandas viktiga, vardagliga och varför-diskuterar-vi-det-här-frågor. Allt för många möten försenas av felbokningar och teknikstrul. Hur ofta försvinner din tid och effektivitet i en diskussion om allt för banala frågeställningar på en knastrande konferenstelefon?
Esko Airas är VD på Cellip och har själv suttit på ett otal lednings- och styrelsemöten. Med lång erfarenhet som VD vet han hur det är att fastna i ett möte som stjäl energi men också hur ett väl genomfört möte är en energiinjektion. Han har sett allt för många ledningsgruppsmöten haverera trots de bästa av avsikter.
Att hitta tid i ett fullspäckat schema
Kalendern för de flesta lednings- och chefspersoner är tämligen fullspäckad. Nya och gamla kunder, partners och leverantörer, alla vill ha möten för att diskutera allt från prisbild till framtida samarbeten. Flyttas ett möte uppstår ett 15-spel av flyttade aktiviteter för att hitta en lucka.
— Att hitta tid för möten är en utmaning. Mötesbokning via mejlapplikationer kan bli en långdragen process där mejl skickas fram och tillbaka med ja, nej och kanske-svar. Och när man äntligen hittar en tid som passar så visar det sig att det inte finns något konferensrum ledigt.
En viktig fråga att ställa sig inför alla möten är ”behövs detta möte?”. Kanske kan ett rapporteringsmöte flytta från konferensrummet och bli digitalt? Resonerar Esko.
Försenade möten på grund av livet
Hur många ledningsgruppsmöten har du varit på som inletts med en fika i väntan på någon som är försenad? Bilkö, försenade tåg, andra möten som drar ut på tiden, alltid är det något som fallerar. En vanlig åtgärd för att komma framåt efter lite kaffe och kallprat är att cykelställsfrågorna*, det vill säga de enkla och banala sakerna där det är lätt att fatta beslut, tas upp för att snabbt kunna beta av några punkter på dagordningen. De viktiga frågorna får vänta tills alla dykt upp.
Sedan när alla är på plats blir det snabbgenomgång och repetition av redan avhandlade punkter vilket resulterar i att de viktiga frågorna inte alltid hinns med — för mötet är slut och några måste vidare till andra möten.
— Många ledningsgruppsmöten är fortfarande fysiska, vilket förmodligen beror på att medlemmarna av tradition tror att mötena måste äga rum fysiskt – att de blir mer effektiva och produktiva om de ses i verkligheten.
Brist på tid eller intresse för att lära sig ny teknik kan också vara skäl. Motståndet till digitala ledningsgruppsmöten kan också vara ett resultat av tidigare erfarenheter av förra generationens konferensutrustning. En konferenstelefon ingen vet hur den fungerar eller ett strulande videomötessystem som saknar sladdar och adaptrar – en stor källa till frustration och förlorad tid.
Ostrukturerade möten där deltagarna hänger över sina datorer
Att delegera ansvar för att utreda en fråga som sedan återrapporteras på ledningsgruppsmötet är vanligt. Kanske har flera svar mejlats till en medlem i ledningsgruppen och när det är dags för punkten på agendan sitter denne och letar i mejltrådar efter svaren men sökfunktionen lämnar en hel del att önska. Det har helt enkelt inte funnits tid att sammanställa svaren.
Även när de större frågorna kring affärsutveckling och trender på marknaden går datorerna lika varma som diskussionerna. Ingen tycks vara helt förberedd på denna vitala punkt på dagordningen.
— Det är viktigt att hitta tid för egen reflektion för att till exempel utveckla verksamheten. Om strategiplaner och processoptimeringsidéer blir liggande, kommer arbetet hamna på ledningsgruppsmötet då det äntligen finns att både tänka och vädra tankarna.
Tysta telefoner och kritiska samtal
Vilket är värst eller vanligast: Att ledningsgruppsmötet blir stört av telefonsamtal eller att kritiska samtal missats på grund av avstängda telefoner? En full röstbrevlåda på telefonen är lika illa som att bli avbruten av oviktiga samtal där uppringaren inte vill sluta prata.
En modern telefonväxel kan hjälpa till att avlasta genom att vidarekoppla samtal till en assistent eller en slinga av betrodda medarbetare som kan besvara inkommande samtal och där prioriterade nummer kan släppas fram. Men visar den om du är tillgänglig och sker vidarekopplingen automatiskt efter din möteskalender?
Protokolltråden i mejlen som aldrig tar slut
När mötet är slut ska anteckningarna skrivas rent och sedan börjar ofta mejlandet. Protokollet ska läsas igenom av deltagarna, justeras och kompletteras. Protokollet har snart fått fler versioner och sparats på fler platser än det finns personer i ledningsgruppen. Vems ansvar blir det att sammanställa alla kommentarer och var finns den senaste versionen som ska arkiveras?
Det finns hopp och det finns en lösning!
Det handlar om struktur, ledarskap och att ha tillgång till rätt digitala verktyg. En god struktur och en tydlig delegering av arbete är grunden för att avlasta ledningsgruppen. Moderna sammarbetsplattformar som exempelvis Teams i Office 365 erbjuder smarta lösningar som binder samman kommunikationen och effektiviserar processer, möten och arbetsdagen.
— Den direkta effekten av att börja samarbeta och kommunicera på ett modernt sätt blir att arbetet i ledningsgruppen som driver utvecklingen av företaget får mer utrymme då de operationella arbetsuppgifterna kan effektiviseras och automatiseras, avslutar Esko.
* I boken Parkinsons lag av C. Northcote Parkinson tar författaren upp ett fiktivt styrelsemöte. Beslut ska fattas om ett kärnkraftverk och ett cykelskjul. I kärnkraftsverksfrågan litar alla på experterna och känner inte att de har kunskap att ifrågasätta, det är för komplext. Men när det kommer till cykelskjulet, en i sig mindre viktig fråga, vågar alla ha en åsikt och vill vara med och bestämma. Cykelskjulet är lättare att visualisera och förstå. Det enkla stjäl tid och resurser från det viktiga.
Har din ledningsgrupp de verktyg och processer ni behöver för att arbeta effektivt eller upplever ni fortfarande dessa utmaningar. Kontakta oss så berättar vi mer om hur ni kan arbeta modernt med verktyg som främjar effektivitet och samarbete i ledningsgruppen.
